Übersetzungsbüro Wien | Internationaler Dokumentenaustausch als bürokratische Herausforderung | Connect Translations Austria Gmbh

Dokumente, die für den internationalen Geschäftsverkehr bestimmt sind, müssen in der jeweiligen Landessprache vorgelegt werden. Dafür ist eine beglaubigte Übersetzung notwendig, allerdings reicht diese allein oft für Länder außerhalb der EU nicht aus. Damit die Dokumente international anerkannt werden, sind einige Schritte nötig, die je nach Zielland und Dokumentenart unterschiedlich ausfallen können. Ein auf juristische und beglaubigte Übersetzungen spezialisiertes Übersetzungsbüro wie Connect Translations Austria ist sich der Komplexität der internationalen Anerkennung von Dokumenten bewusst und unterstützt seine Kunden nicht nur durch fachgerecht erstellte beglaubigte Übersetzungen, sondern ist auch gerne bei den notwendigen Amtswegen behilflich.

Privaturkunden und öffentliche Urkunden – alles dasselbe, oder?

Zunächst muss zwischen zwei Arten von Dokumenten unterschieden werden. Unter öffentlichen Urkunden versteht man Dokumente, die von österreichischen Behörden, Ämtern, Notaren und Bildungseinrichtungen erstellt wurde. Die Dokumente müssen mit einer handschriftlichen Signatur versehen sein und im Falle von Zeugnissen von der jeweiligen Bildungsdirektion bestätigt werden. Privaturkunden sind alle anderen Arten von Dokumenten, wie Vollmächte, Kaufverträge, etc. Diese müssen im ersten Schritt von einem Notar bestätigt werden.

Apostillen, Beglaubigung, Überbeglaubigung – was ist was?

Nach der etwaigen notariellen Beglaubigung muss im zweiten Schritt die Echtheit der Unterschriften auf den Dokumenten beglaubigt werden. Diese Beglaubigung von Urkunden nennt man Legalisation. Bei der Legalisation gibt es zwei Arten: die Apostille für Staaten, die das Haager Übereinkommen zur Vereinfachung des Beglaubigungswegs unterzeichnet haben, und die diplomatische Beglaubigung. Die Apostille kann also nur für bestimmte Länder ausgestellt werden, wohingegen die diplomatische Beglaubigung für alle anderen Fälle gilt, sofern nicht ein ähnliches bilaterales Übereinkommen zur Beglaubigungsfreiheit getroffen wurde. Die Ausstellung der Apostille erfolgt für in Wien ausgestellte Dokumente beim Stadtservice der Stadt Wien. Für Dokumente, die an anderen Orten ausgestellt wurden, ist das jeweilige Landesgericht zuständig. Für Staaten, zwischen denen kein bilaterales Abkommen wie das Haager Abkommen geschlossen wurde, muss das zuständige Landesgericht die Unterschriften mittels Überbeglaubigung bestätigen.

Beglaubigte Übersetzung als dritter Schritt

Sobald die Apostille bzw. die diplomatische Beglaubigung vorliegt, kann das Dokument beglaubigt in die Sprache des Ziellandes übersetzt werden. Dies wird von gerichtlich beeidigten Übersetzern (Gerichtsdolmetschern) erledigt, die mit einem Stempel und einer Unterschrift die Übereinstimmung der Übersetzung mit dem Ausgangstext bestätigen. Ist die Übersetzung für ein Land ohne bilaterales Abkommen mit Österreich bestimmt, muss die Unterschrift des beeidigten Gerichtsdolmetschers beim zuständigen Landesgericht auch noch zwischenbeglaubigt werden. Anschließend kann das Büro für Konsularbeglaubigungen des Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten eine finale Überbeglaubigung ausstellen. Die Überbeglaubigung des Außenministeriums ist bei Staaten, zwischen denen das Haager Übereinkommen mit Apostille gilt, nicht notwendig. Die Apostille vereinfacht somit den Beglaubigungsweg. Wurden alle diese Schritte durchlaufen, kann das Dokument schließlich beim jeweiligen Konsulat vorgelegt werden, damit das Dokument im Zielland akzeptiert wird.